Arhivare Documente cu AI - Organizare Automată și Căutare Inteligentă
Ce este Arhivarea Documentelor cu AI?
Arhivarea documentelor cu AI folosește inteligența artificială pentru a clasifica automat documentele în categorii (contracte, facturi, HR, juridic, tehnic) și pentru căutare semantică - găsești documente după conținut, nu după nume. Spre deosebire de OCR care doar digitalizează, sau analiza documentelor care extrage date, arhivarea organizează și indexează pentru acces rapid.
Nu mai căuta prin 50 de foldere. AI-ul clasifică documentele automat și le găsește instant după conținut, nu după nume. Conectat la SharePoint, Google Drive sau serverul tău, AI-ul analizează fiecare document și îl pune la locul potrivit. Integrare perfectă cu workflow-uri de automatizare.
Căutarea devine magică - întrebi în limbaj natural "contracte furnizori expire în Q1 2025" și găsești instant. Perfect pentru firme de avocatură, departamente HR, contabilitate și orice companie cu volume mari de documente.
Provocări pe Care le Rezolvăm
Documente împrăștiate în zeci de foldere
Nimeni nu știe exact unde e ce. Căutarea durează mai mult decât lucrul propriu-zis.
Denumiri inconsistente
'Contract_final_v2_FINAL.docx' - sună cunoscut? Versiuni multiple, confuzie maximă.
Timp pierdut căutând
Știi că documentul există, dar unde? 15-30 minute pierdute pentru fiecare căutare.
Clasificare manuală
Ore întregi sortând și mutând fișiere în foldere - o muncă sisifică.
Beneficii
Clasificare Automată
Documente sortate fără intervenție umană
Căutare Semantică
Găsește după conținut, nu după nume fișier
20+ Categorii
Contracte, facturi, HR, juridic, tehnic, etc.
Integrare Existentă
SharePoint, Google Drive, Dropbox, server local
OCR Inclus
Și documentele scanate devin căutabile
Audit Trail
Istoric complet acces și modificări
Proces de Implementare
Audit
Analizăm structura actuală și tipurile de documente
Definire
Stabilim categoriile și regulile de clasificare
Migrare
Clasificăm automat arhiva existentă
Automatizare
Documentele noi sunt clasificate automat
Training
Învățăm echipa să folosească căutarea inteligentă
Cazuri de Utilizare
Firme de Avocatură
Arhivă dosare pe client/caz, căutare rapidă precedente și documente similare.
Departamente HR
Dosare angajați organizate, contracte, evaluări, documente de training.
Contabilitate
Facturi, contracte, documente fiscale - toate sortate și găsite instant.
Companii Generale
Orice organizație cu volume mari de documente care are nevoie de ordine.
Integrări Suportate
Întrebări Frecvente
Ambele. Procesăm și clasificăm toată arhiva existentă, apoi clasificăm automat documentele noi pe măsură ce sunt adăugate.
Nu cauți exact cuvintele din document. Poți căuta 'factură furnizor mobilier' și va găsi factura de la 'S.C. Lemn Design SRL pentru scaune birou' - înțelege conceptul, nu doar textul.
Poți corecta manual, iar AI-ul învață din corecții. În timp, acuratețea crește. Pentru documentele ambigue, cere confirmare înainte de clasificare.
Absolut. Creăm taxonomia de categorii și subcategorii împreună, adaptată exact pe tipurile de documente ale companiei tale.
Păstrăm permisiunile existente din SharePoint/Drive. AI-ul procesează local sau în cloud securizat conform preferinței tale. GDPR compliant.
Servicii Complementare
Pregătit să Aduci Ordine în Documente?
Conectăm sistemul tău de fișiere și începem clasificarea. Demo gratuit pe arhiva ta.
Solicită Demo Gratuit